ЭДО, или система электронного документооборота , способна значительно улучшить эффективность компании Организация, которая использует ЭДО осуществляет все операции в электронном виде. Отправитель отправляет созданный и подписанный им электронной подписью (ЭП) документ в специальную интегрированную среду. Получатель подтверждает получение таким же образом.
Как и электронный документ электронный документооборот ускоряет и упрощает обмен договорами, счетами и так далее. Использование продукта возможно как внутри компании, так и между компаниями. Такой процесс состоит из таких этапов:
- Сотрудник первой компании составляет документ.
- Подписывает ЭП и посылает с помощью системы ЭДО получателю.
- Получатель документа ознакамливается и при согласии с ним оставляет свою подпись, что означает переход к началу действий по документу. Возможно отклонение документа, если требуется внести правки.
Преимущества использования ЭДО
Главное преимущество использования ЭДО - отсутствие расходов на печать, вплоть до полного отказа от бумаги. Электронный документооборот безопаснее из-за отсутствия дублирования информации.
Также, скорость передачи документов сокращается до минут независимо от удаленности и времени суток, нужен только доступ к ЭП.
Хранение документов происходит под защитой от воровства или потери.
Диадок электронный документооборот легко интегрируется с любым бухучетом и не требует места для хранения архивов, все только на сервере.
Как перейти на ЭДО
Можно совершить переход самостоятельно, но это сложно, поэтому часто задействуют операторов ЭДО - организации, уже имеющие все для полноценной работы с документами, поэтому нужно:
- Оповестить контрагентов о внедрении ЭДО.
- Приобрести ЭП каждому сотруднику компании.
- Выбрать оператора, подписать контракт и зарегистрироваться.
- Теперь можно загрузить электронные файлы, подписать их и отправить выбранному контрагенту.
С помощью ЭДО можно сэкономить время и ресурсы. Такой способ надежный и удобный для работы с документами. Ознакомиться с услугой вы можете на нашем сайте.
